Secretarios y Asistentes Administrativos

Resumen

Datos Básicos: Secretarios y Asistentes Administrativos
2012 Mediana Salarial $35,330 por año
$16.99 por hora
Nivel Académico de Ingreso Diploma de escuela secundaria o su equivalente
Experiencia Laboral en una Ocupación Similar Consulte Cómo Hacerse Uno
Capacitación en el Trabajo Consulte Cómo Hacerse Uno
Cantidad de Empleos, 2012 3,947,100
Perspectivas Laborales, 2012-22 12% (casi tan rápido como el promedio)
Cambio en la Cantidad de Empleos, 2012-22 479,500

¿Qué Hacen los Secretarios y Asistentes Administrativos?

Los secretarios y asistentes administrativos realizan las tareas administrativas y organizacionales de rutina. Organizan archivos, redactan mensajes, coordinan citas, y brindan asistencia al resto de personal.

Ambiente Laboral

Si bien los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores de la economía, una gran cantidad lo hace en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales, consultorios médicos y despachos legales. La mayoría trabaja en ambientes de oficina cómodos. Los asistentes virtuales por lo general trabajan desde sus hogares.

Cómo Hacerse Uno

Quienes han concluido la escuela secundaria y poseen habilidades básicas informáticas y de oficina generalmente califican para puestos de secretario y asistente administrativo de nivel inicial. Aunque la mayoría de los secretarios aprenden su trabajo en varias semanas, muchos secretarios legales y médicos requieren varios meses de capacitación para aprender la terminología de la industria. Los secretarios ejecutivos por lo general necesitan varios años de experiencia relacionada.

Salario

La mediana de los salarios anuales para los secretarios y asistentes administrativos fue $35,330 en mayo de 2012.

Perspectivas Laborales

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos aumentará un 12 por ciento entre 2012 y 2022, casi tan rápido como el promedio de todas las ocupaciones. Muchas de las oportunidades laborales provendrán de la necesidad de reemplazar a trabajadores que dejen estas ocupaciones. Aquellos con una combinación de experiencia laboral y habilidades técnicas deben tener las mejores oportunidades.

Ocupaciones Similares

Comparar las responsabilidades, el nivel académico, el aumento o la reducción en la cantidad de de empleos y el salario de secretarios y asistentes administrativos con los de otras ocupaciones similares.

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¿Qué Hacen los Secretarios y Asistentes Administrativos? About this section

Los secretarios y asistentes administrativos realizan las tareas administrativas y organizacionales de rutina. Organizan archivos, redactan mensajes, coordinan citas, y brindan asistencia al resto de personal.

Responsabilidades

Los secretarios y asistentes administrativos generalmente desempeñan las siguientes tareas:

  • Mantienen sistemas de archivo en papel y electrónicos para documentos y mensajes
  • Envían y distribuyen el correo común y electrónico que llega
  • Responden cartas y correo electrónico de rutina
  • Responden y adjuntan archivos a los mensajes que llegan
  • Corrigen la ortografía y gramática para garantizar la precisión de los escritos
  • Usan máquinas de fax, sistemas de videoconferencia y telefonía, y otros equipos de oficina
  • Usan planillas de cálculo, procesadores de texto, gestores de bases de datos y otras aplicaciones para computadoras
  • Completan formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa

Los secretarios y asistentes administrativos realizan diversas tareas administrativas y organizativas necesarias para que una organización funcione en forma eficiente. Usan programas de computadora para crear planillas de cálculo, escribir mensajes, administrar bases de datos, y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con los proveedores, comprar provisiones, administrar depósitos o bibliotecas corporativas, y obtener datos de diversas fuentes. Las tareas laborales específicas varían según su experiencia, puesto y especialidad.

Los siguientes son tipos de secretarios y asistentes administrativos:

Los secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos brindan apoyo administrativo de alto nivel en las oficinas y para los altos ejecutivos de las organizaciones. Se ocupan de responsabilidades más complejas, como revisar los documentos entrantes, efectuar investigaciones, preparar informes y coordinar reuniones. Pueden supervisar al personal administrativo.

Los secretarios legales realizan tareas especializadas que requieren conocimiento de la terminología y los procedimientos legales. Los secretarios legales preparan mensajes y documentos legales, como citaciones, demandas, mociones, respuestas y notificaciones de comparecencia, bajo la supervisión de un abogado o asistente legal. También pueden revisar publicaciones legales y ayudar con investigaciones judiciales–por ejemplo, verificando las citas en los informes legales.

Los secretarios médicos transcriben dictados, preparan mensajes, y ayudan a los médicos o científicos médicos con informes, discursos, artículos y actas de conferencias. También toman historias médicas sencillas, organizan la hospitalización de los pacientes, y compran suministros. Los secretarios médicos necesitan estar familiarizados con la terminología médica, las normas de los seguros, las prácticas de facturación, los registros médicos, y los procedimientos de hospital o laboratorio.

Los secretarios y asistentes administrativos, excepto los legales, médicos y ejecutivos, constituyen la mayor subcategoría en esta ocupación. Se ocupan de las actividades administrativas en las oficinas de casi todos los sectores de la economía, incluidas escuelas, agencias gubernamentales, y corporaciones privadas. Los secretarios en las escuelas a menudo son responsables de la mayor parte de las comunicaciones con los padres, la comunidad, los docentes, y los administradores escolares. Organizan citas, se ocupan del seguimiento de los registros de los alumnos, y de asuntos que no requieren la atención del director.

Los asistentes virtuales trabajan desde sus hogares. Usan Internet, correo electrónico, y máquinas de fax para comunicarse con sus clientes. Aunque sus tareas a menudo varían entre el corto plazo y largo plazo, sus funciones típicas son semejantes a las de otros secretarios y asistentes administrativos. Trabajar en forma remota les permite brindar asistencia a varios clientes en diversos sectores simultáneamente.

Ambiente Laboral About this section

Los secretarios y asistentes administrativos ocuparon aproximadamente 3.9 millones de puestos de trabajo en 2012.

La mayoría trabaja a tiempo completo en ambientes de oficina cómodos. Los asistentes virtuales generalmente trabajan desde sus hogares.

Horarios de Trabajo

La mayoría trabaja a tiempo completo. Los asistentes virtuales pueden tener más flexibilidad en sus horarios por que trabajan desde su casa.

Cómo Hacerse Uno About this section

Quienes han concluido la escuela secundaria y poseen habilidades básicas informáticas y de oficina generalmente califican para puestos de secretario y asistente administrativo de nivel inicial. Aunque la mayoría de los secretarios aprenden su trabajo en varias semanas, muchos secretarios legales y médicos requieren varios meses de capacitación para aprender la terminología de la industria. Los secretarios ejecutivos por lo general necesitan varios años de experiencia relacionada.

Educación

Los graduados de la escuela secundaria pueden adquirir las habilidades básicas de oficina, informática y gramática del idioma inglés de diversas maneras: a través de programas educativos vocacionales en la escuela secundaria, escuelas técnicas vocacionales, o institutos de educación superior. Muchas agencias de personal temporario también brindan capacitación formal sobre informática y prácticas de oficina.

Algunos secretarios médicos y legales aprenden la terminología y prácticas de la industria asistiendo a cursos ofrecidos en colegios comunitarios o escuelas técnicas. Los empleadores prefieren contratar a personas que hayan tomado cursos universitarios o tengan una licenciatura para puestos de secretarios ejecutivos.

Capacitación

Los secretarios y asistentes administrativos por lo general aprenden sus habilidades en una capacitación corta en el lugar de trabajo, por lo general con una duración de varias semanas. Aprenden sobre procedimientos de oficinas, programas de computadora, como preparar documentos. Sin embargo, empleados con posiciones más especializadas, incluyendo secretarios médicos y legales, a menudo tienen capacitación de varios meses. Esta capacitación cubre terminología y prácticas de la industria.

Experiencia Laboral

Los secretarios ejecutivos pueden obtener experiencia trabajando en posiciones administrativas con responsabilidades menos complicadas. Muchos secretarios y asistentes administrativos avanzan a posiciones administrativas más altas.

Licencias, Certificaciones y Registros

Aunque no es obligatoria, la certificación puede demostrar competencia ante los empleadores.

La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (International Association of Administrative Professionals, como es conocido en inglés) ofrece la certificación de Profesional Administrativo Certificado. Los candidatos deben de tener al menos 2 a 4 años de experiencia administrativa, dependiendo de su nivel de educación, y aprobar un examen.

Los secretarios legales tienen algunas opciones de certificación. Por ejemplo, quienes tengan un año de experiencia administrativa, o han concluido un curso de capacitación aprobado, pueden obtener la designación de Secretario Legal Acreditado (ALS) a través de un proceso de evaluación administrado por la NALS. La NALS ofrece dos designaciones adicionales: Secretario Legal Profesional (PLS), considerada una certificación avanzada para los profesionales de asistencia legal, y la Profesional Paralegal (PP), una designación de aptitud para asistentes legales.

Legal Secretaries International confiere la designación de Secretario Legal Especialista Certificado (CLSS), en áreas como propiedad intelectual, derecho criminal, litigios civiles, albacea, y derecho comercial, a quienes cuentan con cinco años de experiencia legal y aprueban un examen. En algunas instancias pueden existir exenciones para algunos de los requisitos.

Oportunidades de ascenso

Los secretarios y asistentes administrativos por lo general progresan mediante ascensos a otros puestos administrativos con más responsabilidades como asistente administrativo, supervisor administrativo, o secretario ejecutivo.

Con capacitación adicional, muchos secretarios legales se convierten en asistentes legales. Para más información, consulte el perfil sobre asistentes legales.

Cualidades Importantes

Habilidades interpersonales. Los secretarios y asistentes administrativos trabajan con muchas personas diferentes cada día. Que sean agradables y atentos contribuye a un ambiente laboral positivo y a la satisfacción de los clientes.

Habilidades organizativas. Ya sea que archiven documentos o completen formularios, los secretarios y asistentes administrativos deben asegurarse de que los documentos, las carpetas y los programas estén ordenados adecuadamente para que la oficina pueda funcionar de manera eficiente.

Habilidades de redacción. Los secretarios escriben memorandos y correo electrónico frecuentemente para comunicarse con los gerentes, empleados y clientes. Por lo tanto, deben contar con buena gramática, garantizar la exactitud de sus escritos, y mantener un tono profesional.

Habilidades de Integridad. Los secretarios pueden tener acceso a información sensitiva o privada que deben mantener secreta. Por ejemplo, secretarios médicos obtienen datos de pacientes al que tienen que, por ley, mantener confidencial. Deben de ser capaces de manejar esta información de manera privada para poder proteger la privacidad de los pacientes.

Salario About this section

Secretarios y Asistentes Administrativos

Mediana salarial anual, mayo de 2012

Secretarios y Asistentes Administrativos

$35,330

Total, Todas las Ocupaciones

$34,750

Oficina y de Apoyo Administrativo

$31,510

 

La mediana salarial anual de los secretarios y asistentes administrativos fue $35,330 en mayo de 2012. La mediana salarial anual es aquel salario en al cual la mitad de los trabajadores en una ocupación ganó más que esa cantidad y la otra mitad, ganó menos. El 10 por ciento con menores ingresos ganó menos de $21,910 y el 10 por ciento con mayores ingresos, ganó más de $57,750.

Las salarias medianas anuales para los diversos tipos de secretarios y asistentes administrativos en mayo de 2012 fueron:

  • $47,500 para los secretarios ejecutivos
  • $42,170 para los secretarios legales
  • $31,350 para los secretarios médicos
  • $32,410 para los secretarios, excepto los legales, médicos y ejecutivos

Aunque los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores de la economía, una gran cantidad lo hace en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales, consultorios médicos y despachos legales.

La mayoría trabaja a tiempo completo en ambientes de oficina cómodos. Los asistentes virtuales tienen horarios más flexibles debido a que trabajan desde su casa.

Perspectivas Laborales About this section

Secretarios y Asistentes Administrativos

Cambio porcentual en el empleo, proyectado

Secretarios y Asistentes Administrativos

12%

Total, Todas las Ocupaciones

11%

Oficina y de Apoyo Administrativo

7%

 

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos aumentará un 12 por ciento entre 2012 y 2022, casi tan rápido como el promedio de todas las ocupaciones. Las tasas de crecimiento, sin embargo, variarán según las especializaciones.

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos ejecutivos tendrá poco o ningún cambio entre 2012 y 2022. Esto, en gran medida, se debe a que las compañías están reemplazando secretarios ejecutivos con asistentes administrativos. Muchos pueden apoyar a más de un gerente en una organización.

Además, muchos gerentes hacen trabajo que previamente lo llevaban a cabo los secretarios ejecutivos. Por ejemplo, a menudo escriben su propia correspondencia o arreglan sus planes de viaje o reuniones.

Se proyecta que el empleo de los secretarios médicos aumentará el 36 por ciento entre 2012 y 2022, mucho más rápido que el promedio de todas las ocupaciones. Legislación federal de salud expandirá el número de pacientes con acceso a seguros de salud, incrementando así el acceso de pacientes a cuidado médico. Adicionalmente, a medida que la población envejezca la misma tendrá una demanda mayor por servicios médicos. Como resultado, secretarios médicos serán necesarios para manejar tareas administrativas relacionadas con la facturación y procesamiento de pólizas.

Se proyecta que el empleo de los secretarios legales decrecerá un 3 por ciento entre 2012 y 2022. Para reducir costos, un mayor número de firmas legales están usando a paralegales y asistentes legales para trabajo que normalmente es hecho por secretarios legales.

Se proyecta que el empleo de los secretarios, excepto los legales, médicos y ejecutivos, aumentará un 13 por ciento entre 2012 y 2022, casi tan rapido como el promedio de todas las ocupaciones. Si bien los desarrollos en la tecnología para oficinas continuarán, muchas de las funciones de los secretarios y administrativos son de naturaleza personal e interactiva, y no pueden automatizarse fácilmente. Las responsabilidades como la planificación de reuniones, el trabajo con los clientes, y la capacitación del personal requieren tacto y habilidades de comunicación. Debido a que la tecnología no puede sustituir actualmente esas habilidades interpersonales, los secretarios y asistentes administrativos continuarán manteniendo un rol clave en la mayoría de las organizaciones.

Perspectivas de empleo

Se esperan numerosas vacantes por la necesidad de reemplazar a los secretarios y asistentes administrativos que se transfieran a otras ocupaciones o se jubilen.

Aquellos con una combinación de experiencia laboral relacionada y habilidades técnicas tendrán mejores oportunidades.

Datos de las proyecciones de empleo para secretarios y asistentes administrativos, 2012-22
Título Ocupacional Código SOC Empleo, 2012 Empleo Proyectado, 2022 Cambio, 2012-22 Empleo por Sector
Porcentaje Cuantitativo

Fuente: Programa de Proyecciones del Empleo, Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU.

Secretarios y Asistentes Administrativos

43-6000 3,947,100 4,426,600 12 479,500 [XLS]

Secretarios Ejecutivos y Asistentes Administrativos Ejecutivos

43-6011 873,900 863,400 -1 -10,500 [XLS]

Secretarios Legales

43-6012 223,100 216,100 -3 -7,000 [XLS]

Secretarios de Médicos

43-6013 525,600 714,900 36 189,200 [XLS]

Secretarios y Asistentes Administrativos, Excepto Legales, Médicos y Ejecutivos

43-6014 2,324,400 2,632,300 13 307,800 [XLS]

Ocupaciones Similares About this section

Esta tabla muestra una lista de ocupaciones con responsabilidades similares a las de los secretarios y asistentes administrativos.

OCUPACIÓN Responsabilidades Nivel Académico de Ingreso Help 2012 Mediana Salarial Help
Bookkeeping, accounting, and auditing clerks

Empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría

Los empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría producen registros financieros para las organizaciones. Registran las transacciones financieras, actualizan los informes, y controlan la exactitud de los registros financieros.

Diploma de escuela secundaria o su equivalente $35,170
Medical records and health information technicians

Técnicos de Registros Médicos e Información de Salud

Los técnicos de registros médicos e información de salud, comúnmente conocidos como técnicos de información de salud, organizan y gestionan los datos de información de la salud, garantizando su calidad, precisión, accesibilidad y seguridad tanto en los sistemas electrónicos como impresos. Utilizan diversos sistemas de clasificación para codificar y categorizar la información del paciente a los efectos de los reembolsos, para los registros y las bases de datos, y para mantener las historias clínicas y los tratamientos médicos de los pacientes.

Premio postsecundario sin título $34,160
Paralegals and legal assistants

Asistentes Legales y Asistentes de Abogados

Los asistentes legales y asistentes de abogados se ocupan de diversas tareas de apoyo, incluyendo el mantenimiento y la organización de archivos, las investigaciones legales y la redacción de borradores de documentos.

Título de asociado $46,990
Citación sugerida:

Oficina de Estadísticas Laborales, Departamento de Trabajo de EE.UU., Occupational Outlook Handbook en Español (OOH), Edición 2014-15, Secretarios y Asistentes Administrativos,
en Internet http://www.bls.gov/es/ooh/office-and-administrative-support/secretaries-and-administrative-assistants.htm (visitado 08/31/2015)

Fecha de Publicación: lunes 2 de febrero de 2015